Dokumentenverwaltung / ECM

Das utopische Paradebeispiel des so genannten Paperless Office hat eine mittlerweile über 20-jährige Geschichte. Organisationen auf der ganzen Welt haben versucht und werden weiterhin versuchen, diesen Zustand mit variierenden Ergebnissen zu erreichen. Während die vollständige Eliminierung physischer Dokumente ein sehr komplizierter Prozess ist und möglicherweise nicht immer viel Sinn macht, ist die Einführung von IT-Systemen zur Unterstützung des Dokumentenumlaufs heutzutage schlicht eine Notwendigkeit. 

Einer der Haupteffekte der Implementierung des ECM-Systems ist die Optimierung der Prozesse. Die Einführung des Systems selbst ist nur die Spitze des Eisbergs. Sie wird jedoch - in der überwiegenden Mehrheit der Fälle - von einer Verbesserung des Arbeitsmanagements begleitet. Wahrscheinlich hat die Mehrheit der beruflich aktiven Personen in der Vergangenheit mit SharePoint gearbeitet, das auch ein Beispiel für ECM ist. Viele dieser Anwender haben in diesem Zusammenhang negative Erfahrungen gemacht. Nicht, dass SharePoint eine verkehrte Lösung wäre, in vielen Fällen erweist es sich als effektiv. Vorausgesetzt, es wird auf die richtige Art und Weise implementiert. Prime Force hat die Fähigkeit, dies zu erreichen.

Die Lösungen helfen in den folgenden Fällen:

• Automatisierung (Robotisierung) der Bearbeitung eingehender Korrespondenz 
• Verwaltung der Dokumentenarchivierung (nach JRWA), einschließlich ISO-Dokumentationsverwaltung 
• Kontrolle des Dokumentengenehmigungsprozesses 
   

Warum ECM? Hier sind einige einige Beispiele für Probleme, die mittels ECM gelöst werden können:

• Zugang zu Dokumenten aus vielen verschiedenen Orten - wie z.B. dem Home-Office
• Chaos bei der Arbeit an einzelnen Dokumenten. Jeder Mitarbeiter erstellt seine eigene Version eines Dokuments, speichert eine Kopie und versendet sie per E-Mail. Das Ergebnis ist ein Ungeheuer, welches aussieht wie analysis_1_2_final_correction_MK_final_correction_after_correction_v2_mm.docx. 
• Ungeeignete oder fehlende Kontrolle über die Dokumentenarchivierung. Sowohl nationale als auch internationale Vorschriften schreiben vor, dass bestimmte Dokumente für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden müssen. Die meisten Organisationen haben keinen Überblick über den Prozess - Dokumente gehen entweder vorzeitig verloren oder es gibt keine Person im Unternehmen, die sich traut, sie zu löschen.
   

ECM ist nicht nur Documentum. Neben rein kommerziellen Lösungen betreiben wir auch Open-Source-Implementierungen wie Alfresco oder Nuxeo. 

Unsere Dienstleistungen sind unter anderem:

• Unterstützung bei der Auswahl der richtigen ECM-Plattform
• Implementierung einer dedizierten Lösung
• Hosting
• Unterstützung und Übernahme der Wartung der im Einsatz befindlichen Systeme